Protection des données

1. Préambule

Le Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, autrement appelé le Règlement général sur la protection des données (ci-après RGPD) fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

Pour une bonne compréhension de la présente politique il est précisé que :

Le « responsable du traitement » : Hôpital Foch – CEREO

Le « sous-traitant » : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte de l’Hôpital Foch dans le cadre de l’organisation des événements du CEREO;

Les « personnes concernées » : désigne les participantset/ou les prospects des services proposés par le CEREO pour son propre compte ou pour le compte de tiers ;

Les « services » : désigne notamment tout événement organisé ou sponsorisé par le CEREO, ou auquel le CEREO participe ; toute fourniture de prestation ou de produit ;

Un « événement » : désigne un salon, une conférence, un congrès, une formation, un séminaire, un webinar, etc, qu’il soit en réunion physique ou en virtuel ;

Les « destinataires » : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part du CEREO. Les destinataires des données peuvent être des salariés de l’Hôpital Foch ou des organismes extérieurs (tiers organisateurs d’événements, partenaires, exposants, établissements bancaires, autorités, etc.).

Le RGPD, en son article 12, impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

2. Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de l’Hôpital Foch dans le cadre de l’organisation des événements du CEREO et ainsi de formaliser les droits et les obligations des personnes participants aux événements et prospects au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

3. Portée

La présente politique a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives aux personnes participants aux événements et/ou prospects.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont l’Hôpital Foch est responsable de traitement dans le cadre de l’organisation des événements du CEREO et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés où exploités en dehors des règles de gouvernance fixées du CEREO (traitements dit « sauvages » ou shadow IT).

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par l’Hôpital Foch ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par l’Hôpital Foch.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer entre l’Hôpital Foch dans le cadre du CEREO et les participants aux événements et prospects.

4. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Aucun traitement de données à caractère personnel de participants aux événements et prospects n’est mis en œuvre par l’Hôpital Fochs’il ne porte pas sur des données collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services CEREO et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

L’Hôpital Foch traite vos données principalement pour l’organisation de ses évènements CEREO et pour la fourniture de produits et services.

Selon les cas, les finalités qu’elle poursuit sont les suivantes :

• Promotion de ses événements et d’événements similaires ;
• Prospection commerciale ;
• Animation de communautés (usagers, membres, clients) ;
• Création et gestion des espaces personnels sur les sites internet et les applications en lien avec les événements ;
• Gestion de l’inscription et de la participation à un événement ;
• Gestion des candidatures à un fonds de participation pour un événement ;
• Gestion des contributions au programme des événements ;
• Gestion des accès et traçabilité dans les sites accueillant les événements et les différents espaces dédiés ;
• Gestion des attestations de présence et de certificats divers, de lettres d’invitation ;
• Gestion de l’achat ou de la souscription de produits et services autres en ligne ;
• Déclarations légales aux autorités des pays accueillant les événements ou des pays d’origine des participants aux événements (selon nécessité) ;
• Amélioration des services et enquêtes de satisfaction ;
• Statistiques ;
• Gestion des droits et réclamations ;
• Gestion des demandes de désinscription et de désabonnement ;
• Gestion des paiements et des recouvrements de créances lorsque cela est nécessaire

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible, toute nouvelle finalité, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des participantset prospects par une modification de la présente politique.

5. Les différents fondements de traitement de vos données

Base légale de ces traitements de vos données personnelles est principalement le consentement.

6. Types de données collectées

Données non techniques (selon les cas d’usage)

• Identification (nom, prénom, pseudo, …)
• Coordonnées (adresse email et/ou postale)
• Vie professionnelle (profession, fonction, spécialité, etc)
• Données bancaires, si nécessaire (en cas de remboursement, par exemple)
• Images vidéo (congrès filmés, vidéosurveillance)

Données techniques (selon les cas d’usage)

• Données d’identification (IP)
• Données de connexion (logs notamment)
• Données d’acceptation (clic)
• Données de localisation
• Données de traçabilité (accès aux salles de conférence)

7. Origines des données

Les données relatives à nos participants ou prospects (primaires ou autres) sont généralement collectées directement auprès d’eux.

La collecte peut aussi être indirecte, via des tiers :

• via les organisateurs d’événements (fichiers adhérents, prospects, participants, utilisateurs de sites web, etc) ;
• via les partenaires et fournisseurs de CEREO intervenant dans le cadre de l’organisation et la tenue des évènements ;
• via les employeurs des personnes concernées ;
• via des actions de parrainage ;

Dans ce cas, l’Hôpital Foch dans le cadre du CEREO s’assurera que les tiers, organisations ou personnes morales sont en conformité avec le RGPD et que les personnes concernées sont informées de notre politique de gestion des données à caractère personnel.

8.Destinataires des données

Les données collectées par l’Hôpital Foch dans le cadre du CEREO peuvent être partagées en totalité ou partiellement selon la finalité.

Destinataires internes

le personnel habilité du service marketing, du service communication, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;

le personnel habilité des services chargés des procédures internes du contrôle.

Les destinataires des données à caractère personnel des participants et prospects dans le cadre du CEREO sont soumis à une obligation de confidentialité.

Destinataires externes

• l’organisateur de l’événement ;
• les sous-traitants de CEREO;
• les centre de référence du du CEREO ;
• les exposants et partenaires des événements dans certains cas (exemples : visite sur leur stand, participation à une session promotionnelle ou sponsorisée, etc);
• les autorités des pays accueillant le congrès ou des pays d’origine des participants, dans le cadre de l’application de dispositions légales ;
• les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, notamment dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
• l’organisme en charge de la gestion de la liste d’opposition au démarchage téléphonique ;
• le personnel externe habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, par exemple).

L’Hôpital Foch n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données caractère personnel, sauf en cas de faute directement imputable à l’Hôpital Foch.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à les connaître. Dans ce cas, le CEREO n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

9. Durée de conservation

La durée de conservation des données au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Pour les participant aux événements ou intervenants du CEREO, la durée des relations contractuelles, et notamment des événements organisés par le CEREO augmenté de 3 ans.

Données relatives aux membres et utilisateurs du site internet

Jusqu’à désinscription de l’espace membre et 1 an après la dernière intervention

Données relatives aux prospects

3 ans à compter de leur collecte par CEREO ou du dernier contact émanant du prospect
Données techniques
1 an
Données bancaires

Supprimées dès la transaction réalisée, sauf accord exprès du client
Si contestation de la transaction : conservation 13 mois en archivage suivant la date de débit

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux participants  et prospects que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que CEREO n’est plus, par la suite, en mesure de les restaurer.

Les participants et prospects disposent d’un droit de demander à l’Hôpital Foch et plus particulièrement du CEREO la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les participants et prospects disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour ;
• être formulée par écrit à l’adresse suivante : DPO Hôpital Foch/CEREO 40 rue Worth 92150 Suresnes ou dpo@hopital-foch.com

Les participants et prospects ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

11. Mise à jour – actualisation et rectification

L’Hôpital Foch peut également répondre aux demandes de mise à jour :

• automatiquement pour les modifications en ligne sur des champs qui techniquement ou légalement peuvent être mis à jour ;
• sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

12. Droit à l’effacement

Le droit à l’effacement des participants et prospects ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre une obligation légale.

En dehors de cette situation, les participantset prospects pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière ;
• lorsque la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement ;
• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite.

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les participants et prospects sont informés qu’il s’agit d’un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d’éviter toute communication d’informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

13. Droit à la limitation

Les participants et prospects sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par l’Hôpital Foch dans le cadre CEREO est licite.

14. Droit à la portabilité

L’Hôpital Foch  fait droit à la portabilité des données, sur les services en ligne proposés par le CEREO elle-même et pour les finalités reposant sur le seul consentement des personnes. Dans ce cas les données seront communiquées dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine.

15. Décision individuelle automatisée

L’Hôpital Foch dans le cadre du CEREO ne procède pas à des décisions individuelles automatisées.

16. Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les participants et prospects sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le CEREO explique aux participants  et prospects les conséquences d’une absence de réponse.

17. Droit d’usage

L’Hôpital Foch dans le cadre du CEREO se voit conférer par les participants et prospects un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du CEREO autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive du  CEREO (analyse d’usage, statistiques, etc.).

18. Sous-traitance

Le CEREO informe ses participants et prospects qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, L’Hôpital Foch  s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

L’Hôpital Foch dans le cadre du CEREO  impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même.

19. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, l’Hôpital Foch s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les participants  et prospects, l’Hôpital Foch en avisera les personnes concernées

20. Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les participants et prospects concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

CNIL – Service des plaintes
3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07
Tél : 01 53 73 22 22

21. Pour plus d’informations

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez contacter les services suivants s.jarjoura@hopital-foch.com

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr